КЭДО (кадровый электронный документооборот) – формат, когда работодатели и персонал обмениваются документами в цифровом виде, а заверяют их электронной подписью. В «Битрикс24» КЭДО не отдельный сервис, а встроенный инструмент, который работает внутри портала и предлагает удобный интерфейс, понятные роли и юридически значимый результат.
Как работает кадровый электронный документооборот (КЭДО) в «Битрикс24»
«Битрикс24» КЭДО построен как сквозной процесс: от генерации документа до простановки подписей и последующего хранения. Все действия выполняются внутри системы (помогает «Битрикс24» кабинет КЭДО), без внешних инструментов и дополнительной пересылки файлов.
Система работает по следующему алгоритму:
- сотрудник загружает документ либо создает его, используя специальный шаблон;
- указывает, кто должен согласовать и подписать;
- система отправляет файл по заданному маршруту;
- подписанты получают уведомление в «Личном кабинете» КЭДО;
- каждая сторона подписывает документ собственной электронной подписью;
- после подписания система сохраняет документ.
В процессе легко можно установить, на каком этапе находится документ, кто уже поставил подпись, кто – нет, где возникла задержка.
Чтобы воспользоваться функционалом кабинета, сотрудникам не придется проходить дополнительное обучение. Достаточно просто посетить раздел «Мои документы» в КЭДО-кабинете. Этот раздел позволяет:
- подписывать входящие документы;
- отправлять заявления от своего имени;
- отслеживать статус подписания;
- просматривать и скачивать файлы, которые подписывались ранее.
Правовое регулирование, юридическая важность и значение КЭДО
КЭДО в «Битрикс24» реализован с опорой на действующее законодательство РФ. Это значит, что документы с электронной подписью считаются юридически значимыми даже без создания бумажной версии.
Легитимную базу КЭДО формируют следующие законы:
- Федеральный закон № 377-ФЗ. Регулирует изменения в Трудовом кодексе РФ и закрепляет возможность вести кадровый документооборот в цифровой форме;
- статьи 22.1–22.3 ТК РФ. Определяют порядок взаимодействия руководителя и сотрудника при применении КЭДО, требования, которые выдвигаются к документам и согласию сотрудников;
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Устанавливает виды электронных подписей и условия их значимости в юридическом смысле;
- Приказ Минтруда России № 578н. Закрепляет форматы КЭДО.
У персонала и администрации есть возможность подписать почти любые кадровые бумаги, в том числе договоры найма и иные соглашения. Но есть ряд исключений, которые по-прежнему требуют бумажного оформления:
- приказ об увольнении;
- акт, подтверждающий несчастный случай на производстве;
- бумаги, которые подтверждают, что на предприятии провели инструктаж по охране труда;
- трудовая книжка, если по желанию работника ее ведут не в цифровом, а в бумажном виде.
Виды электронных подписей для КЭДО
В «Битрикс24» КЭДО используются все подписи, предусмотренные Федеральным законом «Об электронной подписи». Применение конкретного типа зависит от того, какой именно документ нужно заверить, и должности владельца подписи:
- простая электронная подпись (ПЭП). Визирование заявлений и других документов, при составлении которых допустима свободная форма;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Позволяет однозначно определить, кто именно подписал документ. Ее можно применять для большей части кадровых бумаг;
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Ею заверяют файлы написанные от лица компании. Она имеет максимальный юридический вес. Если руководитель передает право использования УКЭП кому-то другому, необходима дополнительно машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подтверждает полномочия доверенного лица.
Заключение
КЭДО в «Битрикс24» позволяет выстроить полноценный цифровой документооборот с юридической силой, прозрачными процессами и минимальной нагрузкой на HR и сотрудников. Это практичное решение для компаний, которые хотят отказаться от бумаги, не усложняя работу и не выходя за рамки закона.
